Kurumsal e-posta; üst düzey yöneticiler, müşteriler, tedarikçiler ve iş ortakları ile ilişki kurmada önemli bir rol oynayan işletme iletişimin en önemli parçalarından biridir.

Kurumsal E-posta Nedir?

Kurumsal e-posta, özellikle profesyonel iletişim ve yazışmalar için oluşturulmuş bir e-posta hesabıdır. Genellikle, genel bir e-posta sağlayıcısı (Gmail, Yahoo veya Outlook) yerine şirketi veya kuruluşu temsil eden özel bir alan adıyla ilişkilendirilir.

Örneğin, bir kurumsal e-posta adresi isim.soyad@sirketadi.com gibi görünebilir. Bu e-posta hesabında "sirketadi.com" şirketi temsil eden özel alan adıdır, "isim.soyad" çalışanın adını ve soyadını temsil eder.

İşletmeler Neden Şirket Maili Kullanmalıdır? Kurumsal E-Posta Almanın Avantajları Nelerdir?

İşletmeler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle özel bir şirket maili kullanmalıdır:

Profesyonellik

Şirketin alan adını (isim.soyad@sirketadi.com) içeren özel bir şirket maili, profesyonelliğinizi göstermenize olanak tanır. Bu, müşteriler ve ortaklar üzerinde olumlu bir izlenim yaratmaya yardımcı olur.

Marka bilinci oluşturma

Şirketin alan adını içeren bir şirket maili, marka kimliğini ve tanınırlığını güçlendirir. Ayrıca, genel bir e-posta sağlayıcısı kullanmanın aksine işletmenin daha ciddi görünmesini sağlar.

Organizasyon

Ayrı bir şirket maili kullanmak, çalışanların işlerini ve kişisel iletişimlerini ayrı tutmasına yardımcı olur. Bu, kişisel ve işle ilgili e-posta’ların yanlışlıkla karıştırılması riskini azaltarak daha düzenli ve verimli bir çalışma ortamı sağlar.

İşbirliği

Kurumsal e-posta hizmetleri genellikle paylaşılan takvimler, kişiler ve belge depolama gibi işbirliği araçlarıyla birlikte gelir. Bu özellikler ekip çalışmasını kolaylaştırır, iletişimi geliştirir ve genel üretkenliği artırır.

Gelişmiş Güvenlik

Kurumsal e-posta sağlayıcıları genellikle spam filtreleme, virüs koruması, şifreleme ve iki faktörlü kimlik doğrulama gibi gelişmiş güvenlik özellikleri sunar. Bu önlemler, hassas iş bilgilerinin potansiyel tehditlerden korunmasına yardımcı olur.

Ölçeklenebilirlik

İşletmeler büyüdükçe, çalışanlar için e-posta hesapları eklemeleri veya kaldırmaları gerekebilir. Kurumsal e-posta hizmetleri, hesap sayısını işletmenin ihtiyaçlarına göre ölçeklendirmeyi kolaylaştırır.

Özelleştirme

İşletmeler genellikle e-posta hesaplarını gereksinimlerine özel özellik ve ayarlarla özelleştirebilir. Bu esneklik, işletmelerin e-posta hizmetlerini benzersiz ihtiyaçlarına göre uyarlamasına olanak tanır.

Gelişmiş Yönetim

Kurumsal e-posta hizmetleri genellikle, işletmelerin kullanıcı hesaplarını, izinleri ve erişim kontrollerini daha etkin bir şekilde yönetmelerini sağlayan gelişmiş yönetim araçları sağlar.

Veri Sahipliği

Şirketler, bir kurumsal e-posta hizmeti kullanarak verileri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olur. Bu, veri gizliliğinin ve endüstri düzenlemelerine uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.

İyileştirilmiş Müşteri Hizmeti

Kurumsal e-posta adresi, müşterilerin uygun kişiye veya departmana ulaşmasını kolaylaştırarak daha iyi müşteri hizmeti ve daha hızlı yanıt süreleri sağlar.

Kurumsal ve Kişisel E-posta Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kurumsal ve kişisel e-posta’lar farklı amaçlara hizmet eder ve farklı özelliklere sahiptir. Kurumsal e-posta ile kişisel e-posta arasındaki temel farklardan bazıları aşağıdakileri içerir:

Amaç

Kişisel e-posta, arkadaşlar, aile ve tanıdıklarla gündelik iletişim için tasarlanırken, kurumsal e-posta müşteriler, iş arkadaşları ve diğer iş bağlantıları ile profesyonel yazışmalar için kullanılır.

Alan adı

Kişisel e-posta adresleri genellikle, isim.soyad@gmail.com gibi ücretsiz e-posta hizmetleri (Gmail, Yahoo veya Outlook) tarafından sağlanan genel alan adlarını kullanır. Buna karşılık, kurumsal e-posta adresleri, isim.soyad@sirketadi.com gibi şirketi veya kuruluşu temsil eden özel alan adlarına sahiptir.

Profesyonellik

Kurumsal e-posta adresi, kişisel bir e-posta adresine kıyasla daha yüksek düzeyde profesyonellik ve güvenilirlik sağlar. Bir kurumsal e-posta kullanmak, bir şirketin marka kimliğini oluşturmaya ve güçlendirmeye yardımcı olur.

Organizasyon

Kurumsal e-posta hesapları genellikle kişisel hesaplardan ayrıdır ve bu da çalışanların işle ilgili ve kişisel iletişimlerini farklı tutmasına yardımcı olur. Bu ayrım, daha düzenli ve verimli bir çalışma ortamına katkıda bulunur.

Özellikler ve işlevsellik

Kurumsal e-posta hizmetleri, profesyonel ihtiyaçlara göre uyarlanmış ek özelliklerle birlikte gelir. Kişisel e-posta hizmetleri bu gelişmiş özelliklerden yoksun olabilir veya bunları sadece sınırlı olarak sunar.

Güvenlik

Kurumsal e-posta sağlayıcıları daha güçlü güvenlik özellikleri sunar. Tüm bu güvenlik özellikler, hassas işletme verilerinin korunmasına ve veri ihlali ile ilgili riskinin azaltılmasına katkı sağlar.

Ölçeklenebilirlik

Kurumsal e-posta hizmetleri, şirketlerin gerektiği gibi e-posta hesapları eklemesine veya kaldırmasına izin verecek şekilde işletmenin ihtiyaçlarına göre ölçeklendirilecek şekilde tasarlanmıştır. Kişisel e-posta hizmetleri genellikle büyük ölçekli kullanım veya hızlı genişleme için tasarlanmamıştır.

Özelleştirme

Kurumsal e-posta hizmetleri, genellikle işletmenin ihtiyaçlarına daha iyi uyacak şekilde ayarlar ve özellikler üzerinde daha fazla özelleştirme ve kontrol sağlar. Kişisel e-posta hizmetleri, özelleştirme açısından genellikle daha az esneklik sunar.

Maliyet

Kişisel e-posta hizmetlerinin çoğu ücretsizdir, kurumsal e-posta hizmetleri ise genellikle bir abonelik ücreti ile birlikte gelir. Ancak, kurumsal e-posta hizmetleri tarafından sağlanan gelişmiş özellikler, işlevler ve destek, genellikle ek maliyetleri haklı çıkarır.

Veri sahipliği

Kurumsal bir e-posta hizmeti kullanan işletmeler, verileri üzerinde daha fazla kontrol sağlayarak veri gizliliğini ve endüstri düzenlemelerine uygunluğu sağlar. Kişisel e-posta hizmetleri, aynı düzeyde veri sahipliği ve kontrolü sunmaz.

Ücretsiz vs. Kurumsal E-posta Arasındaki Farklar 

Aşağıda ücretsiz e-posta ile kurumsal e-posta hizmetleri arasındaki farkları karşılaştıran bir tablo bulabilirsiniz:

Ücretsiz E-Posta Servisleri

Kişisel veya küçük işletme amaçları için kullanabileceğiniz beş popüler ücretsiz e-posta hizmeti aşağıdaki şekildedir:

• Gmail (Google Mail)
• Outlook.com (eski adıyla Hotmail)
• Yahoo! Mail
• ProtonMail
• Zoho Mail

Bu ücretsiz e-posta hizmetleri, kişisel kullanım ve sınırlı ihtiyaçları olan küçük işletmeler için kullanışlı olabilir. Bununla birlikte, daha gelişmiş özelliklere, güvenliğe ve ölçeklenebilirliğe ihtiyacınız varsa, özellikle daha büyük bir işletmeyseniz veya özel alan adı gereksiniminiz varsa, ücretli bir e-posta servis sağlayıcı hizmeti kullanmayı düşünebilirsiniz.

Ücretli E-posta Servisleri

Gelişmiş özellikler ve özel alan adı desteği arayan işletmeler ve profesyoneller için popüler ücretli e-posta hizmetleri aşağıdaki şekildedir: 

• Uzman Posta
• Fastmail
• Rackspace Email
• Microsoft 365 
• Google Workspace 

Alan Adı İle Şirket Maili Oluşturun ve Kullanın

Özel alan adına sahip bir kurumsal e-posta oluşturmak ve kullanmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

Bir alan adı seçin

İşletmenizi temsil eden ve hatırlaması kolay bir alan adı seçin. Bu alan adı ideal olarak şirketinizin adı veya yakın bir varyasyonu olmalıdır.

Alan adınızı kaydettirin

Seçtiğiniz alan adının kullanılabilirliğini aramak ve kaydettirmek için bir alan adı kayıt şirketi kullanın. 

Kurumsal bir e-posta servis sağlayıcısı seçin

Kurumsal e-posta özellikleri sunan ve alan adlarını destekleyen Uzman Posta gibi bir e-posta servis sağlayıcı hizmeti seçin. 

Kurumsal e-postanızı kurun

Bir e-posta servis sağlayıcısına kaydolduktan sonra kendi özel alan adınızla kurumsal e-posta hesaplarınızı oluşturmak için seçtiğiniz hizmetin talimatlarını izleyin. 

Ekibiniz için e-posta hesapları oluşturun

E-posta servis sağlayıcıdan satın aldığınız plana bağlı olarak aynı alan adını kullanarak çalışanlarınız için e-posta hesapları oluşturabilirsiniz. 

E-posta istemcilerini yapılandırın

Yeni iş e-posta hesaplarınızı kullanarak e-posta gönderip almak için tercih ettiğiniz e-posta istemcilerini (ör. Microsoft Outlook, Apple Mail veya Mozilla Thunderbird) kurun.

Kurumsal E-Posta Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Bir kurumsal e-postası hizmeti seçerken, işletmenizin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için göz önünde bulundurmanız gereken birkaç faktör vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:

1. Özel alan adı

Profesyonel bir imaj oluşturmak ve marka kimliğinizi güçlendirmek için özel bir alan adı kullanmanıza izin veren bir hizmet arayın.

2. Özellikler ve işlevsellik

E-posta hizmeti tarafından sunulan işbirliği araçları, paylaşılan takvimler, belge depolama ve görev yönetimi gibi özellikleri değerlendirin. Özelliklerin işletmenizin gereksinimleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

3. Güvenlik

Hassas iş bilgilerini korumak için spam filtreleme, virüs koruması, şifreleme ve iki faktörlü kimlik doğrulama gibi sağlam güvenlik özellikleri sağlayan bir hizmeti tercih edin.

4. Ölçeklenebilirlik

İşletmenizin büyümesini karşılamak için kolayca ölçeklenebilen ve gerektiğinde e-posta hesapları eklemenize veya kaldırmanıza olanak tanıyan bir hizmet seçin.

5. Kullanım kolaylığı

Kurumsal e-posta hizmetinizin kullanıcı dostu ve sezgisel olmasına dikkat edin.

6. Uyumluluk

Kurumsal e-posta hizmetinin, işletmenizin Windows, macOS, Android veya iOS gibi tercih ettiği cihazlar ve işletim sistemleriyle uyumlu olduğundan emin olun.

7. Entegrasyon

CRM, proje yönetimi ve üretkenlik araçları gibi mevcut iş uygulamalarınızla sorunsuz bir şekilde entegre olan bir hizmet arayın.

8. Destek ve güvenilirlik

Arıza süresini en aza indirmek ve gerektiğinde anında yardım sağlamak için mükemmel müşteri desteği ve güvenilir bir çalışma süresi kaydıyla tanınan bir sağlayıcı seçin.

9. Özelleştirme

Kurumsal e-posta hizmeti, platformu işletmenizin özel ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre uyarlamak için özelleştirme seçenekleri sunmalıdır.

10. Maliyet

Abonelik ücretlerini göz önünde bulundurun ve bunları sunulan özelliklerle karşılaştırın. Fiyatlandırmanın bütçenize uygun olduğundan ve paranızın tam karşılığını sunduğundan emin olun.

11. Veri sahipliği ve gizlilik

Veri sahipliği ve gizliliği sağlayan, işletmenizin bilgileri üzerinde kontrol sahibi olmanıza ve sektör düzenlemelerine uymanıza olanak tanıyan bir hizmeti tercih edin.

12. Taşıma ve kurulum

Başka bir e-posta hizmetinden geçiş yapıyorsanız, kolay geçiş seçenekleri ve kurulum sürecinde yardım sunan bir sağlayıcı bulun.

Kurumsal E-Posta Örnekleri

Aşağıda, profesyonel ve etkili kurumsal e-posta’ların nasıl yazılacağı konusunda fikir edinmenize yardımcı olacak bazı kurumsal e-posta örnekleri bulabilirsiniz:

1. Konu: X Ürünü İle İlgili Detaylar

Merhaba [Alıcının Adı],

Yakın zamanda web sitenize X ürününe rastladım ve bu ürün hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorum. Lütfen bana ürünün özellikleri, fiyatları ve toplu siparişler için mevcut indirimler gibi bazı ek bilgiler verebilir misiniz?

Ayrıca, karar sürecimizin daha verimli geçmesi adına ürün broşürlerini de iletirseniz çok memnun olurum.

Yardımlarınız için şimdiden teşekkür ederim. En yakın zamanda sizden haber bekliyorum.

Saygılarımla,

[Ad]

[Şirket]

[E-posta Adresi]

[Telefon numarası]

2. Konu: Toplantı Talebi - [Tarih ve Saat]

Merhaba [Alıcının Adı],

[Konu]'yu [Tarih]'te [Saat]'te tartışmak için bir toplantı planlamak istiyorum. Toplantı yaklaşık [süre] sürecek ve aşağıdaki gündem maddelerini kapsayacaktır:

[Gündem Maddesi 1]

[Gündem Maddesi 2]

[Gündem Maddesi 3]

Lütfen önerilen tarih ve saatin sizin için uygun olup olmadığını veya bir alternatifi tercih edip etmediğinizi bana bildirin. 

Saygılarımla,

[Ad]

[Şirket]

[E-posta Adresi]

[Telefon numarası]

Şirket Mailleri İçin Mail Hosting Kullanmalı Mıyız?

Şirket mailleri için mail hosting hizmetinin kullanılması, sayısız avantajı nedeniyle profesyoneller tarafından önerilir. Özel bir alan  adı ile oluşturulan e-posta adresi, müşterilerinizle ve iş ortaklarınızla iletişim kurarken işletmenizin profesyonel imajını ve güvenilirliğini artırır. Bu, marka kimliğinizi güçlendirmeye yardımcı olur ve işletmenizin daha köklü ve güvenilir görünmesini sağlar. Kurumsal e-posta hesapları ayrıca işle ilgili ve kişisel iletişimleri ayırarak daha düzenli bir çalışma ortamı sağlar. Ek olarak, mail hosting hizmetleri temel olarak paylaşılan takvimler, kişiler ve belge depolama gibi ekip çalışmasını kolaylaştıran ve çalışanlar arasında iletişimi kolaylaştıran işbirliği araçlarını içerir.

Özetle, şirket maili için mail hosting kullanmak, işbirliğini ve büyümeyi destekleyen profesyonel, düzenli ve güvenli bir iletişim platformu arayan işletmeler için ideal bir seçimdir.

Kurumsal E-posta Servisi ile Şirketinizin Tüm Mail Trafiğini Yönetin

Uzman Posta, işletmelerin e-posta trafiğini etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan popüler bir kurumsal e-posta hizmetidir. Uzman Posta, şirketinizin iletişim ve işbirliği süreçlerini kolaylaştırmak için tasarlanmış bir dizi özellik ve avantaj sunar. Bu özellik ve avantajlardan en önemlileri aşağıdaki şekildedir:

1. Özel alan adı

Uzman Posta, e-posta adresleriniz için özel bir alan adı kullanmanızı sağlayarak, işletmenizin profesyonel imajını geliştirir ve marka kimliğinizi güçlendirir.

2. Organizasyon

Uzman Posta, çalışanların işle ilgili ve kişisel iletişimlerini ayrı tutmalarına yardımcı olan sezgisel ve kullanıcı dostu bir arayüz sunarak daha organize ve verimli bir çalışma ortamı sağlar.

3. Gelişmiş Güvenlik

Uzman Posta, premium filtreleriyle (güncel filtreler, sizin belirlediğiniz kurallar ve gelişmiş anti-spam servisi) gelen kutunuzu spam ve virüslerden uzak tutar.

4. Ölçeklenebilirlik

Uzman Posta, işletmenizin büyümesini karşılamak için kolayca ölçeklendirilebilir ve gerektiğinde e-posta hesapları eklemenize veya kaldırmanıza olanak tanır.

5. Destek ve güvenilirlik

Uzman Posta, mükemmel müşteri desteği sunarak gerektiğinde anında yardım ve minimum kesinti süresi sağlar.

6. Premium e-posta özellikleri

Uzman Posta yukarıda saydığımız tüm özelliklerden farklı olarak premium e-posta özellikleriyle birlikte gelir: ‘Kişisel ve Ortak Takvim, Kişisel ve Ortak Adres Defteri, Görev Yönetimi, CalDAV & CardDAV Desteği, E-posta Gönderi Takibi ve Silinmiş E-posta Kurtarma, Outlook vb. Mail Programları ile %100 Uyum’ vb. bu özelliklerden sadece bazılarıdır.