E-imza ya da elektronik imza, kişiler veya işletmelerin kurumsal ortamda gerçekleşen işlemlerinin hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlamak için kullanılan bir uygulamadır. Günümüzde her şeyin dijital ortamda gerçekleşebilmesi, çevrim içi ortamda kişiler ve kurumların buluşması nedeniyle imza süreçleri fiziksel bir alanda gerçekleşirse işlemler uzar. İşlemlerin uzamasıyla belki de o gün ve o saat içinde hallolabilecek şeyler ertelenmiş olur. Bu sebeple imzanın fiziksel ortamdan elektronik ortama taşınması uygulaması gerek işletmeleri gerekse devlet kurumlarını büyük ölçüde rahatlatır. Her ne kadar işlevsel açıdan e-imzalar kullanılıyor olsa da kimi zaman imzayı atan kişinin başka birine ait e-imzayı kullanabilme durumları da olabilir. Bu nedenle imzaların tıpkı fiziksel ortamda atılan imzalar gibi yalnızca kişiye ait olması ve orijinal imza olduğuna dair belirli bir sorgulama vermesi önemli bir özelliğidir.

Elektronik imza hakkında merak ettiğiniz noktalara aşağıdaki başlıklarla değinilecektir:

• E-imza nedir?
• Elektronik imzanın özellikler nelerdir?
• E-imza nasıl alınır?
• E-imza nasıl kullanılır?
• Elektronik imza hangi alanlarlarda kullanılır?
• Elektronik imza hangi alanlarlarda kullanılamaz?
• E-imza kullanmanın avantajları nelerdir?
• E-imza hakkında merak ettiğiniz diğer noktalar
• E-imza fiyatları 2023 nedir?

E-imza Nedir?

Kanunda belirtildiği şekliyle e-imza, yine dijital ortamda gerçekleşen işlemler için kullanılan elektronik imza olarak tanımlanır. Bu sebeple elektronik bir veriye yine bu veriyle mantıksal bir bağı olan elektronik imza eklenmesi beklenir. Kişi eğer bir belgeye e-imza eklediyse bu e-imza aracılığıyla kişiye dair kimlik bilgileri sorgulanabilir. Bu sebeple elektronik imza, ıslak imza gibi işlev görür. Islak imzanın sahip olduğu özellikler e-imzada da vardır.

Elektronik imzanın özellikleri nelerdir?

Dijital çağa ayak uydurularak 2004 Temmuz ayında e-imza 5070 Elektronik İmza Kanunu ile yürürlüğe girer. Bu kanunla birlikte e-imzanın sahip olduğu özellikler şu şekilde ifade edilir:

• Kişi bir belgeye e-imza eklediyse bu e-imza elle atılan ıslak imzanın özellikleriyle işlem görür ve aynı şekilde ispat edilebilir.
• Tüm güvenlik önlemleri alınarak oluşturulmuş olan elektronik imzalar senet hükmü taşıyabilir.
• E-imza içeren belgeler kesin delil işlevi görür.
• E-imza kimlik doğrulama işlemini yapabilir.
• Veri bütünlüğünü sağlar. E-imzanın atıldıktan sonra değiştirilmesini ve silinmesini önler.
• Kişi eğer bir belgeye e-imzasını attıysa bunu inkâr edemez. Kanıtlanabilirliği ıslak imzaya göre daha güçlüdür.

E-imza Nasıl Alınır?

Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılar aracılığıyla Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından e-imza onaylı olarak alınabilir. Bunun için öncelikle www.btk.gov.tr adresine girmelisiniz. Ardından kamu kurumunda çalışıp çalışmadığınıza göre farklı işlemler yapmanız gerekir. Eğer kamu kurumunda çalışan bir memursanız e-imzanızı yalnızca kurum içi ya da kamu kurumları arasındaki işlemlerde kullanırsınız. Elektronik sertifikanızı bu sebeple TÜBİTAK UEKAE'den temin etmeniz gerekir. Çalıştığınız kurum buraya başvuru yaptığında siz de e-imzanızı alabilirsiniz.

E-imza alma sürecinizde kimlik kontrolleri önemli bir aşamadır. Noter aracılığıyla ya da adreste kurulum hizmetiyle kimlik kontrolleri yapılabilir. Kurumsal başvurularda farklı olarak başvuru sözleşmesi aracılığıyla kimlik kontrolü gerçekleşir. Ayrıca eğer bireysel olarak e-imza başvurusu yapıyorsanız notere nüfus cüzdanınız ile gitmelisiniz. Sonra noterde imzalayacağınız NES Kullanıcı Taahhütnamesi'nin hizmet sağlayıcıya gönderilmesi işlemi vardır. Tüm işlemler gerçekleştikten sonra elektronik sertifikanızın alındığı tarih göz önünde bulundurularak bir, iki ya da üç yıl gibi bir süreye kadar geçerliliği talep edilebilir.

E-imza Nasıl Kullanılır?

Talep ettiğiniz e-imza türüne göre işlemleri tamamladıktan sonra elektronik imzanız size bir akıllı kart ile gönderilir. E-imzayı kullanabilmeniz için ilk olarak kart sürücünüze yazılımını kurma aşamasını tamamlamanız gerekir. CD ya da diğer araçlarla bu yazılım e-imza ile birlikte size gönderilir. Eğer bu araçlarla gönderilmediyse web sitesi üzerinden de erişebilirsiniz. Yazılımı bilgisayarınıza indirip kurduktan sonra sertifikanıza giriş yaparka e-imzanızı kullanmaya başlayabilirsiniz.

Elektronik imza hangi alanlarlarda kullanılır?

Dijital alanda yapılan işlemleri kolaylaştıran e-imza birçok alanda kullanılabilir. Bu alanlar arasında şunlar yer alır:

• turkiye.gov.tr üzerinden erişilen e-devlet işlemlerinde kullanılır.
• E-imza bazı kamu projelerinde zorunlu tutulur. Bunlar arasında UYAP, Sanayi Bakanlığı, EKAP gibi kurumlar vardır. Bu kurumlarla yapılan işlemlerde e-imza kullanılır.
• İthalat ve ihracatta karşılaşılan gümrük işlemlerinde e-imza kullanılır.
• Çalışanlarla yapılan hizmet sözleşmelerinde ve diğer tüm sözleşmelerde e-imza geçerlidir.
• Bankada yapılan işlemlerde ve talimatların verilmesinde e-imza kullanılır.
• Islak imzanın geçerli olduğu tüm işlemlerde elektronik imza da geçerlidir.
• MERSİS aracılığıyla şirketler birçok işlemlerini gerçekleştirebilir. Kuruluş, sözleşme hazırlama ya da sorgulama işlemleri, ödemeler, bildirimler buradan takip edilir ve düzenlenir. MERSİS için elektronik imza şartı vardır. Burada da kullanılır.
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden yapmış olduğunuz ticari, hukuki ya da belge işlemleriniz e-imza ile güvence altına alınır. Ayrıca KEP delil yerine de geçer.
• E-tebligat, adınıza açılan bir davanın olup olmadığı ve diğer kurumsal işlemler için elektronik ortamdan bilgi alabileceğiniz bir sistemdir. Size henüz belge ulaşmadan bu işlem aracılığıyla anında bilgi sahibi olarak aksiyon alabilirsiniz. E-imza, e-tebligat işlemlerinde de kullanılabilir.
• Elektronik arşivin imzalanması gerektiğinde elektronik imza ile bu işlemler gerçekleştirilebilir.
• Elektronik ortamda oy verme işlemlerinizi elektronik imzanızla gerçekleştirebilrisiniz.
• Vergi ödemeleri yaparak elektronik imzanızı kullanabilirsiniz.
• Bağkur ve SGK işlemlerinizde imza atmanız gereken noktalarda kurumlara gitmeden dijital olarak e-imzanızı atabilirsiniz.
• Sınav ve pasaport başvuru işlemlerinizde kullanabilirsiniz.

Elektronik imza hangi alanlarlarda kullanılamaz?

Neredeyse ıslak imzanın geçerli olduğu her alanda kullanılabilen e-imza, bazı alanlarda ise kullanılmaz. Bu alanlar; evlilik, veraset ve intikal, emlak alım ve satımdır. Bu işlemlerin gerçekleşmesi ve geçerli sayılması için ilgili kişinin bizzat orada olması ve ıslak imzasını atması gereklidir. E-imzanın bu işlemlerde kullanılması durumunda işlemler geçersiz sayılır. 

E-imza Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Elektronik imza kullanmanın kişiler ve kurumlar açısından birden fazla avantajı vardır. Bu avantajları bazı konu başlıkları etrafında sıralamak mümkündür. 

Kâğıt tasarrufu sağlar

E-imza kullanan kurumlar özellikle her kurumun uğraştığı kâğıt, kargolama için belgeler, yazıcı ve toner gibi masraflar yapmaz. Bu konuda büyük bir tasarruf sağlar.

Dijital ortamda işlemlerin hızlıca gerçekleşmesinde etkilidir

Birçok kurum imza işlemleri esnasında bir araya gelme durumunda kalabilir. Özellikle büyük şehirlerde trafiğin çok olması ve ulaşımın günün önemli bir kısmını doldurması nedeniyle imza için bu gibi ziyaretlerin yapılması yorucudur. E-imza ile zamandan ve mekândan bağımsız olarak hızlıca işlemler gerçekleşir.

Güvenli bir imza desteği sunar

Islak imza atıldığında o imzanın gerçekten kişiye ait olup olmadığı, kişiye ait olsa da geçerli bir imza niteliği taşıyıp taşımadığı kimi zaman soru işaretleri oluşturabilir. E-imza ise tamamen kişinin üstüne olduğu için bu imza sorgulandığında kime ait olduğunu görmek mümkündür. Bu sayede yasal güvenliği sağlar.

Belge bütünlüğünü garanti eder

Fiziksel alanda imza atıldığında kimi zaman belgenin değiştirilip değiştirilmediğine yönelik kaygılar oluşabilir. E-imzada ise belgenin bütünlüğü korunur. Belgeye dair dijital bir kopya oluşturularak herhangi bir değiştirilme durumu engellenmiş olur.

E-imza inkâr edilemez

Bazı imzalar atıldıktan bir süre sonra kişiler tarafından inkâr edilebilir. Gerçekten güvenlik açığı oluşup kişiler adına imza atılmış da olabilir. Bu gibi durumlar e-imza için ihtimal dahilinde olmadığı gibi eğer bir kişi e-imza attıysa bu elektronik imzasını inkâr edemez.

E-imza Hakkında Merak Ettiğiniz Diğer Noktalar

Her ne kadar e-imzanın ne olduğu, nasıl alındığı ve kullanımı anlaşılmış olsa da bazı kişilerde diğer noktalarına ilişkin sorular oluşabilir. E-imza hakkında sıkça sorular soruları sizler için cevaplandırmaya çalıştık.

1. E-imza alırken kişiler ve ticari kurumlar için gerekli belgeler nelerdir?

Kişisel olarak e-imza almak istiyorsanız başvuru esnasında T.C. kimlik numaranızın yazılı olduğu nüfus cüzdanı, pasaport veya sürücü belgesi gibi belgelerden birini yanınızda götürmeniz gerekir. Sonra kurumda Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi imzalayıp e-imza başvuru formunu doldurursunuz.

Kurumsal olarak e-imza alacaksanız yanınızda son 6 ay içinde Ticaret Sicil Memurluklarından Ticari Sicil Belgesi almış olmanız gerekir. Bu başvuruyu yapacak kişinin T.C.'sinin yazılı olduğu bir belge götürülmelidir. Yine imza sirküleri ya da imza beyannamesi kişinin yanında olmalıdır. Tüm bu belgelerle Nitelikli Elektronik Sertifika Taahhütnamesi imzalanır ve elektronik imza başvuru formu dikkatlice doldurularak işlemler tamamlanır.

2. Elektronik sertifikaların kullanım süresi var mı?

Elektronik sertifikalar belirli ücretlendirmelere göre 1 yıl, 2 yıl ya da 3 yıl gibi kullanım süresine sahiptir. Bu süre geçtiğinde e-imzanız geçersiz sayılacaktır. Yenilemeniz gerekir.

3. E-imza fiyatları 2023 nedir?

E-imza istenilen yıl seçilerek farklı fiyatlarla alınabilir. 2023 yılında elektronik imza almak isteyenler 1 yıl geçerlilik için 254,30 TL, 2 yıl geçerlilik için 324,50 TL ve 3 yıl geçerli e-imza için 413 TL ödeme yapmalıdır. Mini kart okuyucu fiyatı da 2023 itibariyle 236 TL olarak belirlenmiştir. 

4. E-imza kurulumu nedir, nasıl yapılır?

Yazı içinde de bahsettiğimiz gibi e-imzanızı aktif hâle getirmek için bilgisayarınıza bir yazılım kurmanız gerekir. Bunun için e-imzanızı aldığınız firma ile iletişime geçerek onların yönlendirmelerini takip edip yazılımı kurabilirsiniz.

5. E-imza bloke nasıl kaldırılır?

Kimi zaman istemediğiniz şekilde e-imzanızı bloke edebilirsiniz. Genellikle insanlar bu gibi durumlarla karşılaşabilir. Ardından bu blokeyi nasıl kaldıracaklarını araştırırlar. E-imza bloke etme durumları daha çok pin kilidi ya da pin süresi gibi sebeplerden kaynaklıdır. Bu blokeyi kaldırmak için e-imza aldığınız kurumla iletişime geçip müşteri hizmetleri üzerinden blokeyi kaldırmayı gerçekleştirebilirsiniz. Müşteri temsilcisi sizden kimliğinize dair bazı bilgiler isteyebilir. Bu bilgiler aracılığıyla size yardımcı olacaktır.

6. E-imza hangi siteler aracılığıyla alınır?

BTK yani Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu bazı elektronik sertifika hizmeti sunan noktalar belirlemiştir. Bu hizmeti sağlayanlar arasında şun web siteleri vardır:

• Kamu Sertifikasyon Merkezi (TÜBİTAK – UEKAE)
• TürkTrust Bilgi, İletişim ve Bilişim Güvenliği A.Ş
• E-Tuğra (EBG Bilişim Teknolojileri ve Hizmetleri A.Ş
• Emniyet Genel Müdürlüğü Sertifikasyon Merkezi (EGMSM)
• E-imza TR (E-imza Bilgi Güvenliği Hizmetleri A.Ş)
• E-Güven (Elektronik Bilgi Güvenliği)

Yalnızca burada dikkat edilmesi gereken nokta TÜBİTAK'ın sadece kamu çalışanlarına e-imza verdikleri hususudur. Eğer özel bir şirkette çalışıyorsanız TÜBİTAK dışındaki kurumlara başvurarak elektronik imza alabilirsiniz.

7. Elektronik imza mali mühür yerine geçebilir mi?

Mali mühür, elektronik kaşe olarak işlev görür ve şirketler için kullanılır. Fiziki olarak USB görünümüne sahiptir. Fakat elektronik imza gibi işlev göremez. Bu sebeple her ikisi de birbirleri yerine kullanılamaz. Eğer kurumsal bir firma isenız tüm e-belge işlemleriniz için Mali Mühür edinmek zorundasınız. Fakat buradaki istisna şahıs şirketleri içindir. Şahıslar Mali Mühür kullanmazlar. İsterlerse elektronik imza kullanarak fatura kesme işlemlerini gerçekleştirebilirler, fakat bu şahıs şirketleri için zorunlu değildir.