Depo Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Ürün odaklı satış yapan şirketler için depo yönetimi oldukça önemli bir konudur. Depodaki ürünlerin stok sayılarından kargolanma durumlarına kadar birçok farklı noktada düzenlemeler yapılarak gerçekleşen sürece depo yönetimi denir. Bu düzenlemelere olan ihtiyaç; depodaki stoğun yeterli olabilmesi, stok yenileme zamanlarının belirli bir zamanda gerçekleşebilmesi, kargolanma ya da iade durumlarının düzenli olabilmesi ve çalışanların depodaki düzene uyum sağlamakta güçlük çekmemesinin sağlanmasından kaynaklıdır. Depo içinde yoğun bir düzensizlik olduğunda işler aksayabilir ve satış noktasında aksaklıklar yaşanabilir. Ayrıca mesai saatlerine göre gelen çalışanlar birbirlerinin yaptığı işten haberdar olmayınca bu karışıklık ve düzensizlik daha da artabilir. Bunların önüne geçebilmek için şirketlerde depo yönetimine dair sorular oluşur.

Aşağıdaki sorular kapsamında depo yönetimi detaylandırılacaktır:

• Depo nedir?
• Depo yönetimi nedir?
• Depo yönetimi nasıl yapılır?
• Depo yönetimini iyileştirmenin avantajları nelerdir?

Depo Nedir?

Ürünlerin belirli bir yerde listelenerek durduğu yere depo denir. Depo, farklı biçimlerde olabilir. Evin bir odasının depo olabileceği gibi özel bir konteynır da depo olarak kullanılabilir. Ürünler sahip oldukları özelliğe uygun şekilde saklama koşullarına uyularak depoda yer alır.

Depo Yönetimi Nedir?

Depo yönetimi; ürünlerin uygun koşullar altında saklandığı, belirli kıstaslara göre sıralandığı, stokların düzenli bir şekilde yenilenip düzenlendiği, satışların depoda herhangi bir izdihama yol açmadığı ve çalışanların neyin nerede olduğunu rahat bir şekilde bulabilmelerinin sağlandığı faaliyetleri kapsayan sürece denir. Depo yönetimi, deponun bir düzen kapsamında istikrarlı bir şekilde organizasyonunu sağlar. Bu sayede hem çalışanlar açısından hem de alıcı açısından kargolama süreçlerinde herhangi bir aksaklık yaşanmaz. 

Depo Yönetimi Nasıl Yapılır?

Sıfırdan bir şirket kurulup ürün satışına başlandığında ya da hâlihazırda depolama tarafında sorun yaşayanlar için depo yönetiminin nasıl yapılacağı merak konusudur. Ürünlerin neye göre nasıl ayırt edileceği ve düzenleneceği pratik açıdan bilinmeyebilir. Şu başlıkları takip ederek depo yönetiminin nasıl olacağına dair fikir edinebilirsiniz:

• Deponun büyüklüğüne uygun stok seviyesi belirleyin.

Çok büyük bir depoda çok fazla ürüne yer vermek yerine deponun ve yaptığınız satışların düzenine uygun olacak şekilde bir stok seviyesi belirleyebilirsiniz. Bunun için öncelikle satış ivmenize bakabilirsiniz. Gereğinden fazla ürün varsa bunu daha düzenli hâle getirene kadar stok yenilerken hedeflediğiniz sayıyı sağlamaya çalışabilirsiniz. Aynı zamanda stok sayınız yaptığınız satışların çok altında kalabilir. Bunun için de bu sayıyı ideal stoklama sayınıza doğru düzenlemeye gidebilirsiniz.

• Depo içindeki hareket alanınızı belirleyin.

Depo yönetiminde ihmal edilen noktalardan biri de depo içinde çalışanların rahatlıkla hareket edememesi durumudur. Sıkışıklık ve dağınıklık buna neden olabilir. Neyin nerede olduğunun net bir şekilde bilinmemesi de bu durumu tetikleyebilir. Depo içindeki hareket alanlarını deponuzun büyüklüğüne uygun olacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Koridorlar aracılığıyla geçişler sağlayabilir, bu geçişleri bir harita şeklinde netleştirerek depo bölgesinde tüm çalışanların görebilmesini sağlayabilirsiniz. Depoyu tamamen doldurmak depo yönetiminde hiçbir zaman çözüm değildir. Ayrıca böyle olduğunda kargolama işlemlerini gerçekleştirmek de zorlaşacaktır. Hareket alanlarını belirlemek ve buna göre stokları sağlamak gerekir.

• Satışlarda ivme yaşadığınız dönemlere dikkat edin.

Ürün satışı konusunda birçok firma mevsimsel ya da dönemsel olarak ivme yaşayabilir. Örneğin bayramlar, okulların açıldığı tarihler veya mevsim geçişleri bunlar arasındadır. Bu zaman dilimlerinde sektörünüze gelen talebe dikkat ederek siz de bir ön hazırlık sürecine girebilirsiniz. Mümkünse normal stoklama durumunuzdan daha fazla bir stoklama yaparak belirli bir süre depo yönetiminizi bu doğrultuda gerçekleştirebilirsiniz. Yalnızca bu dönemlerde değil kimi zaman bilinirliğiniz arttıkça sizi tercih eden müşteri sayınızda da artış yaşanabilir. Bu gibi durumlarda şirketinizin gidişatına dikkat ederek daha büyük bir depoya geçmeyi düşünebilirsiniz. Bunun yanı sıra hemen büyük bir depoya geçmek yerine belirli bir süre için stoklarınızı yenileme sıklığını artırarak talepleri takip edebilirsiniz.

• Talebe uygun bir şekilde depo yönetimi yapabilirsiniz.

Ürün satışları yapan şirketler, en çok hangi ürün ya da ürünlerine talep geldiğini istatistiksel açıdan keşfedebilir. Buna dikkat ederek depo yönetimi süreci içinde bu ürünlere sayı olarak daha fazla alan açılabilir. Aynı zamanda ürünlerin daha kolay erişebilir noktalarda olması da sağlanabilir. Bu sayede talebe uygun bir şekilde depo yönetimi gerçekleştirmiş olursunuz. Bu yönetim şekli çalışanlar açısından pratiklik sağlayacaktır.

• Stok kayıtlarını düzenli bir şekilde tutun.

Depo yönetimi esnasında hangi üründen ne kadar stokta olduğunu görüntülemek ve stok yenileme zamanlarını düzenli bir şekilde takip edebilmek için kayıtlar alınmalıdır. Bu kayıtların düzenli bir şekilde alınması, sonradan düzenlenmeyip anlık olarak gerçekleşmesi; olası karışıklıkların da önüne geçilmesini sağlayacaktır. Stok kayıtlarını tutarken bilgisayar programlarından yararlanılabilir. Böylece hem stoktaki ürün sayısı hem de bu ürünlerin kategorilere göre miktarını belirlemek kolaylaşır. Maliyet açısından da geniş bir perspektifle görülmesi sağlanır.

• Ürüne uygun depolama yönetimi benimseyin.

Satış yaptığınız ürününüze uygun olacak şekilde depolama faaliyetlerini gerçekleştirmek önemlidir. Ürünün bozulması, zarar görmesi ya da yıpranması gibi durumlar depolarda sıklıkla karşılaşılan durumlardır. Bu gibi durumlar gerçekleştiğinde hem ürün satışlarınız aksar hem de ürün bazında maddi açıdan ciddi zarar edersiniz. Bunun önüne geçebilmek için ürününüzün saklama koşullarına uygun bir şekilde depolanmasına özen gösterebilirsiniz. Örneğin dondurulmuş bir ürünü pazarlıyorsanız bunun için depo olarak kullanacağınız yerin böyle bir yapıda olmasının gerektiği gibi.

• Düzenli aralıklarla kontrol sağlayın.

Depo yönetimi için bütün düzenlemeleri sağlamış olsanız bile belirli aralıklarla depoyu dolaşarak eksikliklerin olup olmadığına ve akışın nasıl gerçekleştiğine bakabilirsiniz. Aynı zamanda kaydedilenlerle depoda olanlar arasındaki uyuma da dikkat edebilirsiniz. Depolama konusunda depo içinde çalışan kişilerle görüşerek süreç hakkında detaylı bilgi alabilir, gerektiğinde düzenlemelere gidebilirsiniz. Ürünleri satın alan alıcılardan gelen paketlemeye ve ürünün kalitesine dair geri bildirimler, depo yönetiminiz konusunda önemli veriler olacaktır.

Depo Yönetimini İyileştirmenin Avantajları Nelerdir?

Hiçbir şirket dağınık ve hiçbir ürünü bulamadığı bir depo istemez. Bu yüzden depo yönetimini iyileştirmek başlı başına şirketler açısından gerekliliktir. Depo yönetimini iyileştirmenin avantajları için şunları söylemek mümkündür:

• Depoda yığılmaların olmaması, her şeyin düzenli bir şekilde ilgili kategoriler altında yer alarak kolayca bulunabilmesi sebebiyle karışıklıkların önüne geçilir.
• Çalışanların depo içinde rahat hareket edebilmesi, çalışanlar arasındaki performansı eşitler. Hiçbir çalışan diğer çalışanın yaptığı işi düzeltmekle uğraşmaz.
• Ürünlerin saklanma koşullarına uygun depolanmasıyla alıcıdan olumlu geri bildirimler gelir.
• Düzenli kayıtlar yapılması nedeniyle depo içindeki ürünlerin kaybolmasının önüne geçilir.
• Üretim ve depolama arasındaki entegrasyonun sağlanmasıyla işlerin daha hızlı gerçekleşebilmesi sağlanır. Stok yenilemelerinde aksaklıklar neredeyse hiç yaşanmaz.
• Deponun büyüklüğüne bağlı olmadan verimli bir stoklama yapılabilmesi depo yönetimiyle öğrenilir. Böylece alan iyi bir şekilde kullanılabilir.
• Herhangi bir sorunun olması durumunda geriye dönük şekilde takip edilebilirlik depo yönetimiyle sağlanmış olur.
• İşletme depoyu verimli bir şekilde kullanarak gelir artışı sağlar.
• Depo yönetimi konusunda iyi olan şirketler ürünlerin alıcıya hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlayabilir. Böylece rekabet ettiği şirketlerle sektörde ön plana çıkabilir.