Eğitim Sektöründe Canlı Destek Kullanımı

5 Aralık 2023
Okuma zamanı10 dakika
Mustafa Seçgin
Mustafa Seçgin
JivoChat TR | Partnership Manager

Canlı destek sistemi özellikle de e-ticaret alanında öne çıkmış bir uygulamadır. Websitesini ziyaret eden potansiyel müşterilerin sorularını hızlı bir şekilde cevaplandırmak amacıyla bu sistem kullanılır. Cevaplar potansiyel müşterinin satın alma davranışını gerçekleştirmesini sağlar. Elbette canlı destek uygulamaları yalnızca e-ticaretle sınırlı değildir. 

Canlı destek yazılımı kullanımının öne çıktığı alanlardan biri olan eğitim sektörü, öğrencilerin sorularına hızlı yanıtlar verebilmek ve onları en iyi şekilde yönlendirebilmek amacıyla bu hizmeti kullanır. Öğrencilerin ve aday öğrencilerin; okulu daha yakından tanıması, ders programına erişebilmesi ve okul kadrosunu görüntüleyebilmesi için siteye canlı destek ekleme hamlesi birçok açıdan olumludur. 

Öte yandan canlı destek sistemi, yalnızca müşteri odaklı değil, ders anlatımı için de kullanılabilir. Soru çözen, ilgili konuyu belirten, ders notlarına yönlendirme yapan ve konunun pekişmesini sağlayan canlı destek sistemleri; eğitime yeni çağa uygun bir boyut kazandırır. 

Aşağıdaki başlıklar aracılığıyla eğitim sektöründe canlı destek kullanımı tüm boyutları ve detaylarıyla incelenecektir:

  • Canlı destek nedir?

  • Canlı destek özellikleri

  • Eğitim sektöründe canlı destek kullanımı

  • Canlı destek kullanımının eğitim sektörüne kazandırdıkları

  • Eğitim sektörü içinde yer alan canlı destek eklentileri

  • Sonuç

Canlı Destek Sistemi Nedir?

Canlı destek, websitesine giriş yapan ve ilgili site içinde dolaşan ziyaretçilerin sorunlarına anlık cevap verebilen sohbet robotudur. Bu sistemin temel amacı ziyaretçinin sorusunu en iyi şekilde yanıtlayıp ürün ya da hizmeti satabilmektir. Mesajlaşma temelli canlı destek sistemi kullanımı, kullanıcı memnuniyetini önceleyerek cevaplar verebilecek şekilde programlanır.

Canlı destek sistemi, hızın egemen olduğu teknoloji çağında birçok sektör için vazgeçilmezdir. En başta ziyaretçiye ürün satmayı hedefleyen e-ticaret sitelerinde sıklıkla karşılaşılır. Hızlı bankacılık işlemleri için de bu sistemden faydalanılır. Kâr amacı gütmeyen sektörlerde de karşımıza çıkan canlı destek sistemi, sivil toplum kuruluşları ve derneklerde de bağışlar, kampanyalar ve gönüllülük yöntemlerini anlatmak için kullanılır. 

Canlı Destek Sistemi Özellikleri

Canlı destek özellikleri denildiğinde birçok maddeden söz edebiliriz. Canlı destek sistemi hangi sektör için kullanılıyorsa, bir ya da birkaç özellik sektörel bazda öne çıkabilir. Canlı destek temel özellikleri ise şu şekildedir:

  • Analiz ve Erişilebilirlik: En önemli özelliği ziyaretçilerin direkt ulaşabileceği bir sistem olmasıdır. Bu sayede ziyaretçilerin sorularını alırken websitesi içindeki hareketlerini de gözlemleyerek buradan firmaya/kuruma/ilgili sektöre ilişkin bir sonuç çıkarabilirsiniz.

  • Yapay Zeka ve Hazır Cevaplar: Hazır metinleri içinde barındıran canlı destek sistemi, bu metinlere ilişkin sorular ya da konuşmalar gerçekleştiğinde yapay zeka ile ya da canlı destek sistemi ekibi tarafından ziyaretçiye ilgili metinleri iletir.

  • Hızlı Çözümler: Canlı destek sistemi, ziyaretçinin hangi sayfaya bakması gerektiğini ve hangi konuda sorun yaşadığını anlayarak yönlendirme yapar. Bu sayede çözüm üretme hızınız ve kapasiteniz artar. 

  • Geri Bildirim: Sistem içinde geri bildirim alma özelliği vardır. Ziyaretçi ile gerçekleşen sohbet sonrası ondan bu deneyime ilişkin yorum veya puanlama istenebilir.

  • Doğru Bilgilendirme: Canlı destek sistemi ile websitesinin yoğun olduğu dönemlerde ziyaretçiye bekleme süresi ile ilgili bilgi verebilirsiniz. 

  • Esneklik ve Mobil Uyum: Esnek canlı destek, ziyaretçinin kullandığı cihaza kolay bir şekilde uyarlanabilir. Telefon, tablet ya da bilgisayar için farklı biçimlerde çalışır.

  • Güvenli Kayıt: Canlı destek sistemi yazışmaları güvenlik ve gizlilik prensiplerine göre kayıt altına alır. Bu sayede websitesi tarafından analiz edilerek "en çok sorulan sorular" gibi önemli noktalar çıkarabilirsiniz.

Eğitim Sektöründe Canlı Destek Kullanımı

Pandemi ile birlikte eğitim sektörü büyük ölçüde bilgisayar, tablet ya da telefon gibi cihazlara taşındı. Bunun etkisi, eğitim sektörünün çevrim içi alanda nasıl ilerleyebileceğinin keşfi oldu. Birçok eğitimci için uzaktan eğitim pandemi öncesinde de uygulanan bir şey olsa da herkesin aynı anda uzaktan eğitime geçmesi pek çok kurum için yeniydi. Özellikle yüz yüze eğitime devam etmeye yönelik ayarlanmış olan sistemlerin çevrim içi düzleme taşınması başlarda zordu. Bu zorlukla beraber öğrencilerin sorularını cevaplamak da güçleşti. 

Eğitim sektöründe canlı destek kullanımı, tam da bu pandemi ikliminde bir çare olarak artış gösterdi. Öğrencilerin anında destek alma gerekliliğini karşılayan canlı destek sistemi çoğu sorunu büyük ölçüde engelledi. Teknik sorunlar gibi birebir konuşmalar gerektiren sorunlar, canlı destek sistemi sayesinde hızla çözüldü. Basit sorular, genel geçer cevap verilmesi gereken noktalar ve ilgili belgeler gibi şeyler için iletişim hattı meşgul edilmedi. Daha karmaşık sorular da yine canlı destek kullanımı ile hızlı bir şekilde telefon bağlantısı aracılığıyla çözüldü. 

Canlı Destek Kullanımının Eğitim Sektörüne Kazandırdıkları

Canlı destek sistemi kullanımının eğitim sektöründe özellikle uzaktan eğitim için yaygınlaşmaya başlaması, bu sistemin katkılarının ne yönde büyüyebileceğine dair merakı artırdı. Elbette katkılar bir çevrim içi görüşme ile sınırlı kalmayacaktır. Canlı destek sistemi gibi birçok sistem uzaktan eğitime eşlik ederek öğrencilerin öğrenme süreçlerini desteklemeye yönelik çalışır. Yalnızca okulla ilgili sorular için değil; ders kayıtları, notlar, sınava dair bilgiler, konuyu anlamaya yönelik sorular ve daha birçok nokta bu sisteme dahil edilebilir.

Canlı destek sistemi sohbet robotlarından farklı olarak karşıdaki kişiyi özel olarak dinleyen ve tam anlamıyla cevap veren bir sistemdir. Karşınızda tüm yetkinliğe sahip, hızlı ve ilgili yerlere yönlendirecek bir kişinin olduğunu düşünün. 

Elbette bu sisteme yapay zeka da entegre edilebilir. Yanıtı hazır olan sorular o anda karşı tarafa tek bir tıkla iletilebilir. Bu sayede asıl önemli sorular öne çıkarak cevaplandırılır. Peki tüm bu özellikleri ve daha fazlasını yapay zeka ile nasıl entegre edebilirsiniz? Cevabı JivoChat veriyor! 

Canlı Destek Sistemi ve Yapay Zeka: JivoChat

En iyi canlı destek sistemi sağlayıcıları arasında 200,000+ müşteri ve aylık 14 milyon+ sohbetle öne çıkan JivoChat, özelleştirilebilir yapısı ile eğitim sektörüne pek çok katkı sunar. Nasıl mı?

  1. Daha az maliyetlidir.

Konu eğitimse merak hiç bitmez, bitmemeli de! Öğrenciler ve eğitimciler arasında bir soru-cevap döngüsü vardır. Bu döngünün telefon trafiğiyle gerçekleşmesi ise kurum açısından çok maliyetlidir. Birebir telefon görüşmeleri çok fazla çalışana, başka kişilerin de bu sürece dahil olmasına, daha çok zamana, dolayısıyla daha fazla maliyete yol açar.

Eğitim sektöründe JivoChat canlı destek sistemi kullanımı ile tek bir sorumlu kişi birden fazla öğrenciyle aynı anda mesajlaşabilir. Bu sayede telefonda harcanan mesainin yerini birçok öğrencinin sorununun aynı zaman dilimi içinde çözülmesi alır. Zamandan ve maliyetten tasarruf etmek işten bile olmaz!

  1. Eğitim kurumlarındaki kayıtlarda artış yakalama imkanı oluşturur.

Eğitim kurumları için uygun öğrencilere erişmek çok önemlidir. JivoChat canlı destek sistemi ile potansiyel öğrenci kitlenize daha rahat erişir, tüm sorularını cevaplayarak öne çıkabilirsiniz. Sürekli aktif bir canlı destek sistemi ile insanlar anlık sorularını iletebilir ve potansiyel öğrencilerin bilgilere ulaşabilmesi kolaylaşır.

Ayrıca JivoChat canlı destek sistemi birden fazla dile uyarlanabilir. Bu sayede dünyanın birçok noktasından öğrencinin kaydını sağlamak bu sistem sayesinde mümkün olur. Farklı diller konuşan öğrenciler kendilerini anlayan bir temsilci ile karşılaştıklarında pozitif bir etkileşim doğacaktır. Bu pozitif etkileşim öğrenciyi kayıt olmaya kadar götürebilir.

  1. Diğer eğitim kurumlarından farkınızı ortaya koyan bir iletişim çizgisidir.

Birçok eğitim kurumunun websitesi yeterince bilgi içermez. Bu sebeple öğrenciler ve potansiyel öğrenciler ilgili bilgiye ulaşmakta güçlük çeker. Dahası, öğrenciler bu işlevsizliği gördüğü için hiçbir şekilde websitesine girmeyip sorunlarını çözmekten ve kurum kültüründen uzaklaşabilir. Buna benzer sebepleri engelleyerek eğitim sektöründe öne çıkmak kuşkusuz canlı destek sistemi ile mümkündür. 

Canlı destek sistemi arkasındaki temsilciler, yapay zeka ile tasarlanan hazır metinler ve yönlendirmeler öğrencilerin merak ettiği her soruyu cevaplandırmaya hazırdır. Dolayısıyla daha önce böyle bir iletişim kolaylığı ile karşılaşmayan öğrenciler için eğitim kurumunun canlı destek sistemi kullanımı olumlu bir etki bırakır. Onları dinleyen, ihtiyaçlarını karşılayan ve yardımcı olan bir canlı destek sistemi ile deneyimlerini iyileştirirler.

  1. Öğrencilerden haberdar olmayı sağlar.

Eğitimcilerin ve yöneticilerin öğrencilerin aklına nelerin takıldığı tahmin etmesi her zaman kolay değildir. O anda okulda ne konuşuluyor, öğrencilerin aklında en çok hangi sorular var ve ihtiyaçları neler? Her zaman bilemeyebilirsiniz. Bunu anlamanın ve keşfetmenin en etkili yolu canlı destek sistemi içinde gelen sorular ve isteklerdir.

Öğrencileri yakından tanımak, ihtiyaçlarını keşfetmek ve karşılamak için onların nelerle ilgilendiklerini bilmek gerekir. Ayrıca o anda hangi soruları ve sorunları yaşadıklarını keşfetmek önemlidir. Gelen sorular üzerinden değerlendirme yaparak öğrencileri daha yakından tanımak, onlardan haberdar olmak ve isteklerini keşfetmek canlı destek sistemi ile mümkündür. Böylece eğitim kalitesini devamlı olarak yükseltebilirsiniz.

  1. Öğrencilere ulaşmak canlı destek ile daha kolaydır.

Birçok öğrenci hem yaşlarının verdiği sosyal kaygının etkisiyle hem de Z kuşağının değişen teknoloji alışkanlıkları nedeniyle telefonla kurumu aramaktan çekinme eğilimindedir. Canlı destek sistemi ise tamamen mesajlaşma ve mesajlaşırken anonim olma imkanı tanıdığı için özgür bir alan yaratır. Öğrenciler istediklerini o anda en açık haliyle sorabilir. 

Okulu her saatte aramak, aramak için uygun ortamı sağlamak ya da o an birine ulaşmak her zaman mümkün olmayabilir. Oysaki anlık cevaplar ihtiyaçların daha farklı sorunlar ortaya çıkmadan karşılanmasını sağlar. Dolayısıyla canlı destek kullanımı öğrenciler için erişilebilirlik avantajı getirir.

  1. Ulaşılabilirdir.

En iyi canlı destek sistemi sayesinde 7/24 istek ve soruları iletme imkânı öğrencilere tanımlanır. Özellikle uzaktan eğitim alan öğrenciler dünyanın her yerinde ve farklı zaman dilimlerinde olabilir. Dolayısıyla destek saatleri onlar için uygun olmayabilir. Bu durumda çevrim dışı canlı destek sistemi kullanıyorsanız bir form iletilir. Form aracılığıyla öğrenci sorularını ve isteklerini yazarak mesai saatleri içinde cevaplandırmak üzere gönderebilir. Ardından yetkililer formu görerek öğrenciye e-posta ile dönüş sağlar. 

Arama ile yapılan görüşmelerde öğrenciler o zaman diliminde uygun olsa bile bekleme süresi, o anda cevap verilmemesi ya da diğer etkenlerle panik olabilir. Aramayı kaçırmaktan ya da arama için ayırdığı zamanın yetersizliğinden endişe duyabilir. Böyle bir durumun önüne geçilmesi JivoChat canlı destek ile mümkündür. Öğrencinin zamana bağlı handikaplar olmadan her an ulaşabileceği bir sistemdir.

  1. Gereksiz aramaların ve isteklerin önüne geçilir.

Öğrenci iletişim sistemleri farklı nedenlerden kaynaklı olarak gereksiz meşguliyetler içinde kalabilir. Websitesinde yer alan konuların tekrar tekrar sorulması, eğitimciden bilgi alabilecekken sonrasında iletilen sorular ve uygun olmayan şikayetler asıl problemlerin önüne geçer. Maalesef, sorusuna ve talebine yanıt almak isteyen öğrenciler ise gereksiz bekleme süreleri ile karşılaşır.

Eğitim sektörü içinde kullanılan canlı destek ile eleme yaparak gereksiz arama ve isteklerin önüne geçebilirsiniz. Öğrenci tek bir mesajla isteklerini dile getirdiği için anında ilgili yönlendirmeyi yapmak ve trafiği engellemek mümkündür. Bu sayede problem büyük ölçüde giderilirken gereksiz mesainin de önüne geçersiniz.

  1. Uzaktan eğitim alan öğrenciler için pratiklik sağlar.

Yapılan bir araştırmaya göre uzaktan eğitim alan öğrenciler için canlı destek kullanımının bir öğrenmeyi öğrenme ve kişisel gelişim alanı yaratır. Yüz yüze görüşmeler gerçekleştiremeyen uzaktan eğitim öğrencileri, canlı desteğin iyi bir alternatif olduğunu sık sık belirtir. Canlı destek sistemi ile önemsendiklerini hissettiklerini aktarırlar. Yine aynı şekilde yüz yüze eğitim alan öğrenciler için de pratik bir yardım sağladığı için canlı destek kullanımı pozitif karşılanır.

Yüz yüze eğitim alan öğrencilere göre uzaktan eğitim alan öğrencilerin aklında daha fazla soru işareti vardır. O anda sormak istediklerini yüz yüze olmamalarının etkisiyle soramadıkları için canlı destek sistemi sayesinde bu açığı büyük ölçüde kapatırlar. Akademik ve kişisel konularla ilgili soruları sistem içerisinde sorarak o anda cevap alıp aksiyona geçebilirler. JivoChat canlı destek sistemi sürekli güncellenerek bu ihtiyacı maksimum düzeyde karşılar.

Eğitim Sektörü İçin Canlı Destek Eklentileri

Canlı destek kullanımı eğitim sektörü içinde birçok kolaylık ve pratiklik sağladığı için pandemiden sonra da yaygınlaşmaya devam etti. Yine de bazı sorunlar vardı: Canlı destek sistemi websitesine hangi özelliklerle entegre edilecekti? Verim nasıl sağlanacaktı? Güvenlik nasıl sağlanacaktı? En iyi canlı destek sistemi JivoChat, kapsamlı sisteminin yanı sıra teknik özellikleriyle de bu zorlukların üstesinden geldi. Sistemin daha etkili ve iyi bir kullanım sağlaması için canlı destek sistemine şu gibi eklentiler dahil edilebilir:

  • Yapay Zeka: Canlı destek sistemi içindeki yapay zeka bazı soruları algılayarak otomatik cevaplar verebilir. Genel geçer, web sitesi içinde yer alan cevaplar o anda karşı tarafa iletilerek konuşma bitirebilir. Eğer hâlâ sorun varsa yetkili kişiye aktarılır.

  • Memnuniyet Anketleri: Canlı destek sistemine memnuniyet anketleri dahil edilebilir. Normal bir düzlemde öğrenciye ulaşılamayacak iken ya da anketler iletildiğinde doldurulmazken bu sistem içinde yanıt alma olasılığı yüksektir.

  • Otomasyon: Canlı destek sistemi içine çeşitli otomasyonlar dahil edilebilir. Öğrencinin ulaşmak istediği bir yetkili kişi ya da e-posta adresi tek bir tıkla o anda iletilmek üzere hazır bir noktada bekletilebilir.

  • Güvenlik: Soruların kimden geldiğini bilmek güvenlik açısından önemlidir.  Bu yüzden canlı destek sistemi içine öğrencilerden bilgi alarak ilerleme eklentisi getirilebilir. Mesela öğrenci numarası girilerek canlı destek sistemine soru sormaya devam edebilirler. Potansiyel öğrenciler için de "Aday Öğrenci" seçeneği ve ilgili bilgilerin yer aldığı bir eklenti ile ilerleyebilirsiniz. 

  • Formlar: Çevrim dışı canlı destek kullanımı da sağlamak için çalışma saatleri dışındaki talepleri yönlendirecek bir bilgi formu eklentisi eklenebilir. 

Sonuç: Ücretsiz Canlı Destek Sistemi ile Farkı Görün

JivoChat sayesinde tüm bu özellikler ve canlı destek ücretsiz biçimde de hayata geçirilebilir. İki haftalık veya duruma göre süresi esneyen JivoChat canlı destek sistemi ücretsiz deneme hakkının ardından size uygun paketi seçerek yolunuza devam edebilirsiniz. 

Böylece ğrencilerin sorularına anlık yanıt vermek, iletişim maliyetlerini azaltmak, okuldaki istek ve önerileri dinlemek ve potansiyel öğrencileri kaydetmek için canlı destek sistemi fırsatlarını değerlendirebilirsiniz.

Özellikle de uzaktan eğitim için birçok faydası olan canlı destek sistemi ile öğrenciler sorularına anlık yanıtlar ve çözümler alarak desteklenmiş hisseder. Bu da okulla kurdukları bağ ve akademik başarıları da artabilir. Güvenlik protokollerine uygun ve kolayca websitenize entegre olabilen JivoChat canlı destek sistemi, eğitim sektöründe canlı destek kullanımı konusundaki yeniliklere göre sürekli güncellenir. 

Bu makaleyi paylaş
Gördüklerinizi beğendiniz mi?
Şimdi kaydolun ve JivoChat'yu deneyin!
Tamamen ücretsiz, kart bilgisi gerekmez, iki dakikada hazır.